NOTĂ DE INFORMARE

privind prelucrarea datelor cu caracter personal de către
Corporate Counseling Services Sarl

Corporate Counselling Services Sarl, cu sediul social la Rue du Kiem 2, L-8435, Steimfort, Luxemburg, tel. +352 – 26 97 60 32, fax: +352 – 26 10 87 34, website: www.ccsint.com, email: office@ccsint.com, vă informează prin prezenta cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal și drepturile pe care le aveți în conformitate cu REGULAMENTUL (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 (denumit în continuare GDPR) și legislația națională privind protecția și securitatea datelor cu caracter personal în vigoare.

Datele de contact ale persoanei responsabile cu protecția datelor (denumită și Responsabil cu Protecția Datelor – „DPO”) din cadrul Companiei noastre, pe care o puteți contacta în legătură cu orice aspecte referitoare la protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal: dl. Marius Medeleanu; E-mail: dpo@ccsint.ro

În conformitate cu legislația națională și europeană în vigoare, Corporate Counseling Services Sarl are obligația de a gestiona în condiții de siguranță datele cu caracter personal furnizate și doar în scopurile specificate.

Corporate Counseling Services Sarl prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu GDPR, în calitate de operator de date. Scopul prelucrării datelor cu caracter personal este în principal acela de a furniza servicii de sănătate emoțională, respectiv activități de psihologie medicală (psihologie clinică, consiliere psihologică, psihoterapie) și de a oferi angajaților angajatorului și rudelor apropiate (Utilizatori – persoane vizate) serviciul „Program de Asistență pentru Angajați” (EAP), pentru a studia, preveni, reduce sau elimina expunerea Utilizatorilor la riscuri psihosomatice la locul de muncă și în mediul lor personal.

În conformitate cu cerințele GDPR privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, precum și cu reglementările internaționale în domeniu, Corporate Counseling Services Sarl are obligația de a gestiona în condiții de siguranță și doar în scopurile specificate datele cu caracter personal pe care ni le furnizați despre dumneavoastră, un membru al familiei sau o altă persoană.

Dorim să subliniem că, în principiu, nu există o obligație de a ne furniza datele cu caracter personal indicate în această notă de informare. Cu toate acestea, în măsura în care nu ne furnizați datele personale descrise, nu vom putea să vă oferim serviciile solicitate și/sau nu veți putea beneficia de toate facilitățile pe care Corporate Counseling Services Sarl vi le oferă.

Datele sunt:

• Prelucrate legal, echitabil și transparent față de persoana vizată („legalitate, echitate și transparență”).
• Colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt ulterior prelucrate într-un mod incompatibil cu aceste scopuri.
• Adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile pentru care sunt prelucrate („minimizarea datelor”).
• Precise. Atunci când este necesar, se vor lua toate măsurile rezonabile pentru a asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt șterse sau rectificate fără întârziere („exactitate”).
• Păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pentru o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care datele sunt prelucrate.
• Prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, distrugerii sau deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice adecvate („integritate și confidențialitate”).

Datele cu caracter personal sunt prelucrate în conformitate cu:

• Articolul 6 alin. 1 lit. a) din GDPR, pentru a furniza serviciile solicitate de Utilizatori, conform:
• Articolul 6 alin. 1 lit. b) în scopul derulării contractelor de muncă ale angajaților sau a contractelor de prestări servicii ale persoanelor autorizate – persoane fizice, și conform:
• Articolul 6 alin. 1 lit. f), Legea nr. 333/2003, HG nr. 301/2012, HG nr. 1002/2015, pe baza interesului legitim al Operatorului pentru monitorizarea accesului persoanelor în cadrul Companiei, pentru asigurarea securității sediului și bunurilor Companiei, precum și pentru siguranța persoanelor aflate în incinta și în sediile aparținând Companiei.

În măsura în care sunt necesare categorii speciale de date cu caracter personal, Corporate Counseling Services Sarl va solicita consimțământul dumneavoastră în conformitate cu prevederile art. 9 alin. (2) lit. (a) din GDPR.

Politica Corporate Counseling Services Sarl privind protecția și securitatea datelor cu caracter personal este de a colecta doar datele personale necesare pentru scopurile menționate și de a solicita persoanelor vizate să ne comunice doar acele date personale strict necesare pentru îndeplinirea acestor scopuri.

Categoriile de date cu caracter personal (clasice sau digitale) supuse prelucrării la nivelul serviciilor/birourilor/departamentelor din cadrul Corporate Counseling Services Sarl sunt următoarele:

• Date de contact, cum ar fi: nume și prenume, adresă de domiciliu/reședință, număr de telefon (fix și/sau mobil) și/sau număr de fax, adresă de e-mail, adresă de corespondență;
• Date personale, cum ar fi: data nașterii; gen; vârstă; seria și numărul cărții de identitate; cod numeric personal; alte informații incluse în cartea de identitate; imagini video (obținute din înregistrări video realizate în incintele noastre, unde sunt instalate camere de supraveghere video); vocea (pe baza înregistrărilor apelurilor efectuate prin call center-ul Corporate Counseling Services Sarl.); semnătura;
• Date medicale (inclusiv date speciale), cum ar fi: date de sănătate legate de serviciile furnizate (de exemplu: servicii accesate în clinicile noastre partenere; diagnostic; rezultate ale testelor pe care ni le furnizați; tratament pe care vi-l prescriem sau administrăm; psihologul pe care îl accesați; recomandări medicale; simptome; istoric medical; boli anterioare; informații pe care ni le furnizați despre membrii familiei dumneavoastră, dacă este cazul); caracteristici fizice (diverse afecțiuni); date genetice (doar dacă este aplicabil); date biometrice; probe biologice;
• Datele personale pe care ni le furnizați la efectuarea unei programări prin telefon, e-mail sau în clinică (nume, prenume, telefon, e-mail, data nașterii, simptome, date despre testele și investigațiile efectuate sau pe care doriți să le efectuați) sunt înregistrate și prelucrate de Corporate Counselling Services Sarl, doar în măsura în care aceste informații au fost furnizate fără nicio constrângere și cu informare prealabilă.
• Date financiar-contabile aparținând sau necesare persoanei vizate;
• Date juridice aparținând sau necesare persoanei vizate;
• Date privind situația dumneavoastră de angajare, cum ar fi: angajatorul actual sau viitor; ocupația/funcția; alte detalii furnizate de angajatorul dumneavoastră în legătură cu relația de muncă;
• Date referitoare la relația dumneavoastră cu Corporate Counselling Services Sarl, cum ar fi: istoricul relației dumneavoastră cu Corporate Counselling Services Sarl; orice sugestii sau alte opinii de acest fel pe care le puteți avea, fie direct, fie prin alte mijloace de comunicare (care pot include rețele sociale sau alte canale de comunicare publică).

Ne rezervăm dreptul de a solicita alte date necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor departamentelor din cadrul Corporate Counseling Services Sarl, strict în conformitate cu prevederile legale.

Sursa datelor cu caracter personal este persoana vizată și/sau orice surse publice.

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt destinate utilizării de către operatorul de date (CCS Sarl) sau persoana împuternicită (psihologul) și sunt comunicate următorilor destinatari, dacă este cazul:

• Datele generale de identificare sunt prelucrate de către operator, iar unele dintre acestea (numărul de ședințe de terapie, datele la care se desfășoară ședințele de consiliere psihologică etc.) sunt raportate angajatorului persoanei vizate;
• Datele de natură specială, specifice consilierii psihologice, diagnosticelor etc., sunt cunoscute doar de psiholog și de persoana vizată;
• Desigur, operatorul va utiliza datele persoanei vizate pentru îndeplinirea obligațiilor sale legale și fiscale, inclusiv pentru transmiterea acestora către autoritățile sau instituțiile publice competente, asigurându-se întotdeauna că sunt implementate măsuri de protecție adecvate pentru a proteja datele dumneavoastră.
• Divulgarea datelor către terți se face în conformitate cu prevederile legale pentru categoriile de destinatari specificate mai sus.

Corporate Counselling Services Sarl va implementa măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura un nivel de securitate corespunzător acestui risc, incluzând, după caz, printre altele:

• criptarea datelor cu caracter personal;
• capacitatea de a asigura confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea și reziliența continuă a sistemelor și serviciilor de prelucrare;
• capacitatea de a restabili disponibilitatea și accesul la datele cu caracter personal în timp util, în cazul unui incident fizic sau tehnic;
• un proces de testare, evaluare și apreciere regulată a eficacității măsurilor tehnice și organizatorice pentru a asigura securitatea prelucrării.

În cazul în care unii dintre angajații CCS Sarl își vor desfășura activitatea prin telemuncă, compania noastră a pregătit un document numit Politica de Telemuncă, document care reglementează desfășurarea activității angajaților în acest mod.

Telemunca – reprezintă „forma de organizare a muncii prin care salariatul, în mod regulat și voluntar, își îndeplinește atribuțiile specifice funcției, ocupației sau meseriei pe care o deține, într-un alt loc decât locul de muncă organizat de angajator, cel puțin o zi pe lună, utilizând tehnologia informației și comunicațiilor”. Aceasta este definiția pe care o regăsim în Legea nr. 81/2018 privind reglementarea activității de telemuncă. Transferul de date de la Companie către teleangajați și de la teleangajați către Companie se va face prin canale securizate și verificate de Administratorul IT al CCS Sarl.

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt stocate atât timp cât este necesar pentru a desfășura toate activitățile de suport ale Corporate Counseling Services Sarl. Am implementat măsuri tehnice și organizatorice pentru organizarea procesului și criterii specifice pentru păstrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, prin intermediul propriei Politici de Retenție a Datelor cu Caracter Personal (inclusiv conform procedurilor noastre de arhivare).

Vom înceta prelucrarea datelor cu caracter personal atunci când acestea nu mai sunt necesare în mod rezonabil pentru scopurile permise sau când vă retrageți consimțământul (dacă este cazul) și:

(i) nu mai există motive legitime imperioase pentru continuarea prelucrării de către Corporate Counselling Services Sarl (inclusiv obligația legală a Corporate Counselling Services Sarl de a continua să stocheze datele respective) care să prevaleze asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră; sau
(ii) acestea nu mai sunt necesare pentru a stabili, exercita sau apăra un drept în instanță.

Durata stocării datelor obținute prin sistemul de supraveghere video este proporțională cu scopul pentru care datele sunt prelucrate, astfel încât imaginile sunt stocate pentru o perioadă de maximum 30 de zile – Legea 190/2018, Art. 5.

Conform prevederilor Art. 9 cap. II din HG nr. 301/2012, echipamentul de televiziune cu circuit închis trebuie să asigure achiziționarea de imagini din zona de acces, atât din exterior, cât și din interior, zona de lucru cu publicul, traseele de vehicule și accesul la zona de stocare a datelor, bunurilor și valorilor, asigurând stocarea imaginilor pentru o perioadă minimă de 20 de zile.

Totuși, datele pot fi păstrate pentru o perioadă mai lungă în două cazuri: pentru un an, în scopul dovedirii furnizării serviciilor, dacă nu este posibilă furnizarea unei astfel de dovezi prin alte mijloace; în caz de dispută a serviciilor prestate, până la soluționarea disputei.

La sfârșitul perioadei de stocare, datele sunt șterse automat în ordinea în care au fost înregistrate.

În cazul unui incident de securitate, precum și în cazuri justificate temeinic, perioada de păstrare a imaginilor relevante poate depăși limitele normale, în funcție de timpul necesar pentru investigarea suplimentară a incidentului de securitate.

Păstrarea este documentată riguros, iar necesitatea păstrării este revizuită periodic (la fiecare două luni).

Putem transfera datele dumneavoastră cu caracter personal către state care fac parte din Spațiul Economic European sau către state care au fost recunoscute de Comisia Europeană ca asigurând un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal, dacă un astfel de transfer este necesar pentru prelucrarea în conformitate cu scopurile permise descrise mai sus.

În circumstanțe excepționale, dacă este necesar pentru a furniza servicii Corporate Counselling Services Sarl în scopurile permise, putem transfera datele dumneavoastră cu caracter personal către țări terțe care nu au fost recunoscute de Comisia Europeană ca asigurând un nivel adecvat de protecție.

Ne vom asigura că aceste transferuri internaționale sunt efectuate sub rezerva unor garanții adecvate (cum ar fi clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană) așa cum sunt cerute de Regulamentul General privind Protecția Datelor (UE) 2016/679 sau alte prevederi legale aplicabile. Ne puteți contacta oricând, folosind datele de contact de mai jos, dacă doriți informații suplimentare despre aceste garanții.

Atunci când prelucrarea se bazează pe Articolul 6(1)(a) „persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice” sau pe Articolul 9(2)(a) „persoana vizată și-a dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acelor date cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice, cu excepția cazului în care dreptul Uniunii sau dreptul național prevede că interdicția prevăzută la alineatul (1) nu poate fi ridicată prin consimțământul persoanei vizate” din GDPR, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia. Astfel, puteți modifica sau retrage consimțământul dumneavoastră în orice moment, iar noi vom acționa în consecință imediat, cu excepția cazului în care există un temei legal sau un interes legitim pentru a nu face acest lucru.

Corporate Counseling Services Sarl nu prelucrează date personale aparținând minorilor fără consimțământul expres și neechivoc al titularilor drepturilor părintești.

În conformitate cu prevederile GDPR, persoanele vizate ale căror date cu caracter personal le prelucrăm au următoarele drepturi:

a) Dreptul de informare și acces la datele cu caracter personal
b) Dreptul la rectificarea datelor inexacte care le privesc, completarea datelor incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare
c) Dreptul la ștergerea datelor în situațiile prevăzute de lege:

• datele nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost prelucrate,
• în cazul retragerii consimțământului,
• atunci când persoana vizată se opune prelucrării datelor,
• în cazul prelucrării ilegale a datelor cu caracter personal,
• atunci când există o prevedere legală etc.

d) Dreptul la restricționarea prelucrării în situațiile prevăzute de lege
e) Dreptul la portabilitatea datelor
f) Dreptul de a se opune prelucrării. Persoana vizată are dreptul de a se opune în orice moment prelucrării datelor cu caracter personal care o privesc
g) Dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere

Pentru a vă exercita drepturile, vă rugăm să contactați direct Responsabilul cu Protecția Datelor al Corporate Counseling Services Sarl la adresa de e-mail: dpo@ccsint.ro.

Dacă oricare dintre datele dumneavoastră sunt incorecte, vă rugăm să ne informați cât mai curând posibil la următoarea adresă:

Corporate Counseling Services Sarl, Rue du Kiem 2, Steinfort, Luxemburg, e-mail: office@ccsint.com.

Dacă considerați că drepturile dumneavoastră privind prelucrarea datelor cu caracter personal în condiții de confidențialitate au fost încălcate, puteți depune o plângere în scris la ANSPDCP, Adresa: Bulevardul Gheorghe Magheru, București, România, telefon: +40.318.059.211/ +40.318.059.212; fax: +40.318.059.602, sau prin e-mail la: anspdcp@dataprotection.ro.