INFORMATION NOTE 

on the processing of personal data by
Corporate Counseling Services Sarl 

Corporate Counselling Services Sarl. z siedzibą w Rue du Kiem 2, L-8435, Steimfort, Luksemburg, tel. +352 – 26 97 60 32, faks: +352 – 26 10 87 34, strona internetowa: www.ccsint.com, e-mail: office@ccsint.com, niniejszym informuje o przetwarzaniu Twoich danych osobowych i prawach, jakie przysługują Ci zgodnie z ROZPORZĄDZENIEM (UE) 2016/679 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 kwietnia 2016 r. (zwanym dalej RODO) oraz obowiązującymi przepisami krajowymi dotyczącymi ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych.

Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za ochronę danych (zwanej również Inspektorem Ochrony Danych – „IOD”) w naszej Spółce, z którą możesz się skontaktować w związku z wszelkimi kwestiami dotyczącymi ochrony Twoich danych osobowych: Pan Marius Medeleanu; E-mail dpo@ccsint.ro”

Zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi i europejskimi, Corporate Counseling Services Sarl jest zobowiązane do bezpiecznego zarządzania przekazanymi mu danymi osobowymi wyłącznie w określonych celach.

Corporate Counseling Services Sarl przetwarza Twoje dane osobowe zgodnie z RODO jako administrator danych. Celem przetwarzania danych osobowych jest głównie świadczenie usług w zakresie zdrowia emocjonalnego, a mianowicie usług psychologii medycznej (psychologia kliniczna, poradnictwo psychologiczne, psychoterapia) oraz oferowanie pracownikom pracodawcy i bliskim krewnym (Użytkownikom-podmiotom danych) usługi „Program Pomocy Pracownikom” (EAP), w celu zbadania, zapobiegania, zmniejszenia lub wyeliminowania narażenia Użytkowników na zagrożenia psychosomatyczne w pracy i w ich otoczeniu osobistym.

Zgodnie z wymogami RODO dotyczącymi ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu takich danych, a także międzynarodowymi przepisami w tym zakresie, Corporate Counseling Services Sarl jest zobowiązane do zarządzania w bezpiecznych warunkach i wyłącznie w określonych celach danymi osobowymi, które nam przekazujesz, dotyczącymi Ciebie, członka Twojej rodziny lub innej osoby. osoba.

Chcielibyśmy zaznaczyć, że zasadniczo nie masz obowiązku podawania nam danych osobowych wskazanych w niniejszej informacji. Jednakże w zakresie, w jakim nie podasz nam swoich danych osobowych w opisany sposób, nie będziemy mogli świadczyć Ci żądanych usług i/lub nie będziesz mógł korzystać ze wszystkich udogodnień, jakie oferuje Ci de Corporate Counseling Services Sarl.

Daty są:

• Przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście w stosunku do osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”)
• gromadzone w określonych, wyraźnych i uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami
• Odpowiednie, stosowne i ograniczone do tego, co jest konieczne w odniesieniu do celów, dla których są przetwarzane („minimalizacja danych”)
• Dokładne. W przypadku konieczności ich aktualizacji zostaną podjęte wszelkie rozsądne kroki w celu zapewnienia, że ​​dane osobowe, które są niedokładne, biorąc pod uwagę cele, dla których są przetwarzane, zostaną niezwłocznie usunięte lub sprostowane („dokładność”)
• przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osób, których dane dotyczą, nie dłużej niż jest to konieczne do celów, dla których dane są przetwarzane
• Przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed nieautoryzowanym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub przypadkowym uszkodzeniem, poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”)

Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z:

• Artykułem 6 ust. 1 lit. a) RODO, w celu świadczenia usług żądanych przez Użytkowników, zgodnie z:
• Artykułem 6 ust. 1 lit. b) w celu realizacji umów o pracę pracowników lub umów o świadczenie usług osób upoważnionych – osób fizycznych i zgodnie z:
• Artykułem 6 ust. 1 lit. f), Ustawą nr 333/2003, GD nr 301/2012, GD nr 1002/2015 w oparciu o uzasadniony interes Administratora w celu monitorowania dostępu osób do Spółki, zapewnienia bezpieczeństwa pomieszczeń i mienia Spółki, a także bezpieczeństwa osób przebywających na terenie i w pomieszczeniach należących do Spółki

W zakresie, w jakim wymagane są szczególne kategorie danych osobowych, Corporate Counseling Services Sarl poprosi o Twoją zgodę zgodnie z postanowieniami art. 9 ust. (2) lit. (a) RODO.

Polityka Corporate Counseling Services Sarl w zakresie ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych polega na gromadzeniu wyłącznie danych osobowych niezbędnych do realizacji wymienionych celów i żądaniu od osób, których dane dotyczą, przekazywania nam wyłącznie danych osobowych ściśle niezbędnych do realizacji tych celów.

Kategorie danych osobowych (klasycznych lub cyfrowych) podlegających przetwarzaniu na poziomie usług/biur/działów w ramach Corporate Counseling Services Sarl są następujące:

• Dane kontaktowe, takie jak: imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu (stacjonarny i/lub komórkowy) i/lub numer faksu, adres e-mail, adres korespondencyjny;
• Dane osobowe, takie jak: data urodzenia; płeć; wiek; seria i numer dowodu osobistego; numer identyfikacyjny; inne informacje zawarte w dowodzie osobistym; obrazy wideo (uzyskane z nagrań wideo wykonanych w naszych lokalach, w których zainstalowane są kamery monitoringu); głos (na podstawie nagrań rozmów telefonicznych wykonanych za pośrednictwem call center Corporate Counseling Services Sarl.); podpis;
• Dane medyczne (psychiczne – w tym dane szczególne), takie jak: dane dotyczące zdrowia związane ze świadczonymi usługami (takie jak: usługi, z których korzystasz w naszych klinikach partnerskich; diagnoza; wyniki testów, które nam przekazujesz; leczenie, które przepisujemy lub stosujemy; psycholog, z którego korzystasz; zalecenia medyczne; objawy; objawy; historia medyczna; poprzednie choroby; informacje, które nam przekazujesz o członkach swojej rodziny, jeśli ma to zastosowanie); cechy fizyczne (różne schorzenia); dane genetyczne (tylko jeśli ma to zastosowanie); dane biometryczne; próbki biologiczne;
• Dane osobowe, które nam przekazujesz podczas umawiania wizyty telefonicznie, e-mailem lub w klinice (imię, nazwisko, telefon, e-mail, data urodzenia, objawy, dane dotyczące testów i badań, którym się poddałeś lub chcesz się poddać) są rejestrowane i przetwarzane przez Corporate Counselling Services Sarl, wyłącznie w zakresie, w jakim informacje te zostały przekazane bez żadnych ograniczeń i z wcześniejszą informacją.
• Dane finansowo-księgowe należące do osoby, której dane dotyczą, lub niezbędne dla niej;
• Dane prawne należące do osoby, której dane dotyczą, lub niezbędne dla niej;
• Dane dotyczące Twojej sytuacji zawodowej, takie jak: Twój przyszły lub obecny pracodawca; Twój zawód/stanowisko; inne szczegóły podane przez Twojego pracodawcę w związku z Twoim stosunkiem pracy;
• Dane dotyczące Twojej relacji z Corporate Counselling Services Sarl, takie jak: historia Twojej relacji z Corporate Counselling Services Sarl; wszelkie sugestie lub inne opinie, które możesz mieć, bezpośrednio lub za pośrednictwem innych środków komunikacji (które mogą obejmować sieci społecznościowe lub inne publiczne kanały komunikacji).

Zastrzegamy sobie prawo do żądania innych danych niezbędnych do wypełniania obowiązków działów w ramach Corporate Counseling Services Sarl, ściśle zgodnie z przepisami prawa.

Źródłem danych osobowych jest osoba, której dane dotyczą, i/lub wszelkie źródła publiczne.

Twoje dane osobowe są przeznaczone do wykorzystania przez administratora (CCS Sarl) lub osobę upoważnioną (psycholog) i są przekazywane następującym odbiorcom, jeśli ma to zastosowanie:

• Ogólne dane identyfikacyjne są przetwarzane przez administratora, a niektóre z nich (liczba sesji terapeutycznych, daty, w których odbywają się sesje poradnictwa psychologicznego itp.) są zgłaszane pracodawcy osoby, której dane dotyczą;
• Dane o szczególnym charakterze, dotyczące poradnictwa psychologicznego, diagnoz itp., są znane wyłącznie psychologowi i osobie, której dane dotyczą;
• Oczywiście administrator wykorzysta dane osoby, której dane dotyczą, do wypełnienia swoich zobowiązań prawnych i podatkowych, w tym do przekazania ich właściwym organom publicznym lub instytucjom, ale zawsze upewniając się, że wdrożyliśmy odpowiednie zabezpieczenia w celu ochrony Twoich danych.
• Ujawnianie danych osobom trzecim odbywa się zgodnie z przepisami prawnymi dla kategorii odbiorców określonych powyżej.

Corporate Counselling Services Sarl wdroży odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia poziomu bezpieczeństwa odpowiedniego do tego ryzyka, w tym, w stosownych przypadkach, między innymi:

• szyfrowanie danych osobowych;
• możliwość zapewnienia poufności, integralności, dostępności i ciągłej dostępności oraz odporności systemów i usług przetwarzania;
• możliwość przywrócenia dostępności i terminowego dostępu do danych osobowych w przypadku incydentu fizycznego lub technicznego;
• proces regularnego testowania, oceny i analizy skuteczności środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania

W przypadku, gdy niektórzy pracownicy CCS Sarl będą wykonywać swoje obowiązki służbowe w drodze telepracy, nasza firma przygotowała dokument zatytułowany Polityka telepracy, dokument regulujący wykonywanie pracy pracowników w ten sposób.

Telepraca – to „forma organizacji pracy, w ramach której pracownik, regularnie i dobrowolnie, wykonuje obowiązki właściwe dla funkcji, zawodu lub handlu, które wykonuje, w miejscu innym niż miejsce pracy zorganizowane przez pracodawcę, co najmniej jeden dzień w miesiącu, z wykorzystaniem technologii informacyjno-komunikacyjnych”. Taką definicję znajdziemy w ustawie nr 81/2018 o regulacji działalności telepracowniczej. Przesyłanie danych ze Spółki do telepracowników i od telepracowników do Spółki będzie odbywać się za pośrednictwem bezpiecznych kanałów i będzie weryfikowane przez Administratora IT CCS Sarl.

Twoje dane osobowe są przechowywane tak długo, jak jest to konieczne do wykonania wszystkich kroków podjętych w celu wsparcia działalności Corporate Counseling Services Sarl. Wdrożyliśmy środki techniczne i organizacyjne w celu organizacji procesu i określone kryteria przechowywania Twoich danych osobowych, zgodnie z naszą własną Polityką przechowywania danych osobowych (w tym zgodnie z naszymi procedurami archiwizacji).

Zaprzestaniemy przetwarzania danych osobowych, gdy nie będzie to już zasadnie konieczne do dozwolonych celów lub gdy wycofasz swoją zgodę (jeśli ma to zastosowanie) i:

(i) nie będzie już ważnych uzasadnionych podstaw do dalszego przetwarzania przez Corporate Counselling Services Sarl (w tym prawnego obowiązku Corporate Counselling Services Sarl do dalszego przechowywania danych), które mają pierwszeństwo przed Twoimi interesami, prawami i wolnościami; lub
(ii) jeśli nie są już nam potrzebne do ustalenia, wykonania lub obrony prawa w sądzie.

Czas przechowywania danych uzyskanych za pośrednictwem systemu monitoringu wizyjnego jest proporcjonalny do celu, w jakim dane są przetwarzane, tak aby obrazy były przechowywane przez okres nieprzekraczający 30 dni – Prawo 190/2018, Art. 5.

Zgodnie z postanowieniami Art. 9 rozdz. II GD nr 301/2012, sprzęt telewizji przemysłowej musi zapewniać pozyskiwanie obrazów z obszaru dostępu, zarówno z zewnątrz, jak i od wewnątrz, obszaru roboczego z publicznością, tras pojazdów i dostępu do obszaru przechowywania danych, towarów i przedmiotów wartościowych, zapewniając przechowywanie obrazów przez okres co najmniej 20 dni.

Jednak dane mogą być przechowywane dłużej w dwóch przypadkach: przez rok, w celu udowodnienia świadczenia usług, jeśli nie jest możliwe przedstawienie takiego dowodu w inny sposób; w przypadku sporu dotyczącego wykonanych usług, do czasu rozstrzygnięcia sporu.

Po zakończeniu okresu przechowywania dane są automatycznie usuwane w kolejności, w jakiej zostały zarejestrowane.

W przypadku incydentu bezpieczeństwa, a także w należycie uzasadnionych przypadkach, okres przechowywania odpowiednich materiałów filmowych może przekroczyć normalne limity w zależności od czasu wymaganego do dalszego zbadania incydentu bezpieczeństwa.

Przechowywanie jest rygorystycznie dokumentowane, a potrzeba przechowywania jest okresowo sprawdzana (co dwa miesiące).

Możemy przekazywać Twoje dane osobowe do państw należących do Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub do państw, które zostały uznane przez Komisję Europejską za zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych osobowych, jeśli takie przekazanie jest konieczne do przetwarzania zgodnie z dozwolonymi celami opisanymi powyżej.

W wyjątkowych okolicznościach, jeśli konieczne jest świadczenie usług Corporate Counselling Services Sarl w dozwolonych celach, możemy przekazywać Twoje dane osobowe do państw trzecich, które nie zostały uznane przez Komisję Europejską za zapewniające odpowiedni poziom ochrony.

Zapewnimy, że te międzynarodowe przekazy będą przeprowadzane z zastrzeżeniem odpowiednich zabezpieczeń (takich jak standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską) zgodnie z wymogami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (UE) 2016/679 lub innymi obowiązującymi przepisami prawnymi. Możesz skontaktować się z nami w dowolnym momencie, korzystając z poniższych danych kontaktowych, jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat tych zabezpieczeń.

W przypadku gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie artykułu 6(1)(a) „osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów” lub artykułu 9(2)(a) „osoba, której dane dotyczą, wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów, chyba że prawo Unii lub prawo krajowe stanowi, że zakaz określony w ust. 1 nie może zostać uchylony zgodą osoby, której dane dotyczą” RODO, masz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przeprowadzonego na podstawie zgody przed cofnięciem zgody. W związku z tym możesz zmienić lub usunąć swoją zgodę w dowolnym momencie, a my podejmiemy natychmiastowe działania, chyba że istnieje podstawa prawna lub uzasadniony interes, aby tego nie robić.

Corporate Counseling Services Sarl nie przetwarza danych osobowych należących do osób nieletnich bez wyraźnej i jednoznacznej pisemnej zgody posiadaczy praw rodzicielskich.

Zgodnie z przepisami RODO, osoby, których dane osobowe przetwarzamy, mają następujące prawa:

a) Prawo do informacji i dostępu do danych osobowych
b) prawo do sprostowania nieprawidłowych danych jej dotyczących, uzupełnienia niekompletnych danych, w tym poprzez złożenie dodatkowego oświadczenia
c) Prawo do usunięcia danych w sytuacjach przewidzianych prawem:

• dane nie są już niezbędne do celów, w których były przetwarzane,
• w przypadku cofnięcia zgody,
• gdy osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw wobec przetwarzania danych,
• w przypadku niezgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych,
• gdy istnieje przepis prawny itp.

d) Prawo do ograniczenia przetwarzania w sytuacjach przewidzianych prawem
e) Prawo do przenoszenia danych
f) Prawo do sprzeciwu. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych jej dotyczących
g) Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się bezpośrednio z Inspektorem Ochrony Danych Corporate Counseling Services Sarl pod adresem: dpo@ccsint.ro.

Jeśli jakiekolwiek Twoje dane są nieprawidłowe, poinformuj nas o tym jak najszybciej, pisząc na następujący adres:

Corporate Counseling Services Sarl, Rue du Kiem 2, Steinfort, Luksemburg, e-mail: office@ccsint.com.

Jeśli uważasz, że Twoje prawa dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych w warunkach poufności zostały naruszone, możesz złożyć skargę pisemnie do ANSPDCP, adres Gheorghe Magheru, Bukareszt, Rumunia, telefon: +40.318.059.211/ +40.318.059.212; faks: +40.318.059.602 lub e-mailem na adres: anspdcp@dataprotection.ro.