INFORMATION NOTE 

on the processing of personal data by
Corporate Counseling Services Sarl 

In overeenstemming met de geldende nationale en Europese wetgeving is Corporate Counseling Services Sarl verplicht om de aan haar verstrekte persoonsgegevens veilig en alleen voor de opgegeven doeleinden te beheren.

Corporate Counseling Services Sarl verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG als verwerkingsverantwoordelijke. Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is voornamelijk om emotionele gezondheidsdiensten te verlenen, namelijk medische psychologische activiteiten (klinische psychologie, psychologische begeleiding, psychotherapie) en om de werknemers van de werkgever en naaste familieleden (gebruikers-betrokkenen) van de dienst “Employee Assistance Program” (EAP) aan te bieden, om de blootstelling van gebruikers aan psychosomatische risico’s op het werk en in hun persoonlijke omgeving te bestuderen, voorkomen, verminderen of elimineren.

In overeenstemming met de AVG-vereisten voor de bescherming van personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van dergelijke gegevens, evenals de internationale regelgeving ter zake, is Corporate Counseling Services Sarl verplicht om in veilige omstandigheden en alleen voor de opgegeven doeleinden de persoonsgegevens te beheren die u ons verstrekt over uzelf, een lid van uw gezin of een andere persoon.

Wij willen u erop wijzen dat u in principe niet verplicht bent om ons de in deze informatieve kennisgeving vermelde persoonsgegevens te verstrekken. Indien u ons echter niet uw persoonsgegevens verstrekt zoals beschreven, kunnen wij u niet de gevraagde diensten verlenen en/of kunt u niet profiteren van alle faciliteiten die de Corporate Counseling Services Sarl. u biedt.

De data zijn:

• Verwerkt op rechtmatige, eerlijke en transparante wijze ten opzichte van de betrokkene (“rechtmatigheid, eerlijkheid en transparantie”)
• verzameld voor specifieke, expliciete en legitieme doeleinden en niet verder verwerkt op een manier die onverenigbaar is met die doeleinden
• Adequaat, relevant en beperkt tot wat nodig is met betrekking tot de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt (“gegevensminimalisatie”)
• Nauwkeurig. Wanneer het nodig is om ze bij te werken, worden alle redelijke stappen ondernomen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens die onjuist zijn, met het oog op de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, onverwijld worden gewist of gecorrigeerd (“nauwkeurigheid”)
• bewaard in een vorm die identificatie van betrokkenen mogelijk maakt, niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt
• Verwerkt op een manier die een adequate beveiliging van persoonsgegevens garandeert, met inbegrip van bescherming tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onbedoeld verlies, vernietiging of onbedoelde schade, door passende technische of organisatorische maatregelen te nemen (“integriteit en vertrouwelijkheid”)

Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met:

• Artikel 6 lid 1(a) van de AVG, om de door Gebruikers gevraagde diensten te verlenen, in overeenstemming met:
• Artikel 6 lid 1 letter b) met het oog op het uitvoeren van arbeidsovereenkomsten van werknemers of dienstverleningsovereenkomsten van bevoegde personen – natuurlijke personen en overeenkomstig:
• Artikel 6 lid 1 letter f), Wet nr. 333/2003, GD nr. 301/2012, GD nr. 1002/2015 op basis van het legitieme belang van de Verwerkingsverantwoordelijke om de toegang van personen tot het Bedrijf te controleren, om de veiligheid van de gebouwen en eigendommen van het Bedrijf te waarborgen, evenals de veiligheid van personen op de gebouwen en terreinen van het Bedrijf

Voor zover speciale categorieën van persoonsgegevens vereist zijn, zal Corporate Counseling Services Sarl om uw toestemming vragen in overeenstemming met de bepalingen van Art. 9 lid (2) lit. (a) van de AVG.

Het beleid van Corporate Counseling Services Sarl inzake de bescherming en beveiliging van persoonsgegevens is om alleen de persoonsgegevens te verzamelen die nodig zijn voor de genoemde doeleinden en om van betrokkenen te eisen dat ze ons alleen die persoonsgegevens verstrekken die strikt noodzakelijk zijn voor de vervulling van die doeleinden.

De categorieën persoonsgegevens (klassiek of digitaal) die worden verwerkt op het niveau van de diensten/kantoren/afdelingen binnen Corporate Counseling Services Sarl zijn als volgt:

• Contactgegevens, zoals: voor- en achternaam, woonadres, telefoonnummer (vast en/of mobiel) en/of faxnummer, e-mailadres, correspondentieadres;
• Persoonsgegevens, zoals: geboortedatum; geslacht; leeftijd; serie en nummer van de identiteitskaart; persoonlijk identificatienummer; andere informatie op de identiteitskaart; videobeelden (verkregen uit video-opnamen die zijn gemaakt in onze gebouwen, waar videobewakingscamera’s zijn geïnstalleerd); stem (gebaseerd op de opnames van gesprekken die zijn gevoerd via het callcenter van Corporate Counseling Services Sarl.); handtekening; Medische (mentale – inclusief speciale gegevens) gegevens, zoals: gezondheidsgegevens met betrekking tot de geleverde diensten (zoals: diensten die u gebruikt in onze partnerklinieken; diagnose; resultaten van tests die u ons verstrekt; behandeling die wij voorschrijven of uitvoeren; psycholoog die u gebruikt; medische aanbevelingen; symptomen; symptomen; medische geschiedenis; eerdere ziekten; informatie die u ons verstrekt over uw familieleden, indien van toepassing); fysieke kenmerken (verschillende aandoeningen); genetische gegevens (alleen indien van toepassing); biometrische gegevens; biologische monsters;
• De persoonsgegevens die u ons verstrekt bij het maken van een afspraak per telefoon, e-mail of in de kliniek (naam, achternaam, telefoon, e-mail, geboortedatum, symptomen, gegevens over de tests en onderzoeken die u hebt ondergaan of wilt ondergaan) worden geregistreerd en verwerkt door Corporate Counselling Services Sarl, alleen voor zover deze informatie zonder enige beperking en met voorafgaande informatie is verstrekt.
• Financieel-boekhoudkundige gegevens die toebehoren aan of noodzakelijk zijn voor de betrokkene;
• Juridische gegevens die toebehoren aan of noodzakelijk zijn voor de betrokkene;
• Gegevens over uw arbeidssituatie, zoals: uw toekomstige of huidige werkgever; uw beroep/functie; andere gegevens die door uw werkgever zijn verstrekt met betrekking tot uw arbeidsrelatie;
• Gegevens met betrekking tot uw relatie met Corporate Counselling Services Sarl, zoals: de geschiedenis van uw relatie met Corporate Counselling Services Sarl; suggesties of andere dergelijke meningen die u mogelijk heeft, hetzij rechtstreeks of via andere communicatiemiddelen (waaronder sociale netwerken of andere openbare communicatiekanalen).

Wij behouden ons het recht voor om andere gegevens op te vragen die nodig zijn voor de vervulling van de taken van de afdelingen binnen Corporate Counselling Services Sarl, strikt in overeenstemming met de wettelijke bepalingen.

De bron van persoonsgegevens is de betrokkene en/of openbare bronnen.

Uw persoonsgegevens zijn bestemd voor gebruik door de verwerkingsverantwoordelijke (CCS Sarl) of de bevoegde persoon (psycholoog) en worden, indien van toepassing, meegedeeld aan de volgende ontvangers:

• De algemene identificatiegegevens worden verwerkt door de verwerkingsverantwoordelijke en sommige daarvan (aantal therapiesessies, data waarop psychologische begeleidingssessies worden gehouden, enz.) worden gerapporteerd aan de werkgever van de betrokkene;
• Gegevens van bijzondere aard, specifiek voor psychologische begeleiding, diagnoses, enz., zijn alleen bekend bij de psycholoog en de betrokkene;
• Uiteraard zal de verwerkingsverantwoordelijke de gegevens van de betrokkene gebruiken voor de nakoming van zijn wettelijke en fiscale verplichtingen, met inbegrip van het doorsturen ervan naar de bevoegde overheidsinstanties of -instellingen, maar er altijd voor zorgend dat wij passende waarborgen treffen om uw gegevens te beschermen.
• De openbaarmaking van gegevens aan derden gebeurt in overeenstemming met de wettelijke bepalingen voor de hierboven vermelde categorieën ontvangers.

Corporate Counselling Services Sarl implementeert passende technische en organisatorische maatregelen om een ​​beveiligingsniveau te garanderen dat past bij dit risico, waaronder, indien van toepassing, onder meer: ​​

• encryptie van persoonsgegevens;
• het vermogen om de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en voortdurende beschikbaarheid en veerkracht van verwerkingssystemen en -diensten te garanderen;
• het vermogen om de beschikbaarheid van en tijdige toegang tot persoonsgegevens te herstellen in het geval van een fysiek of technisch incident;
• een proces voor regelmatige tests, evaluatie en beoordeling van de effectiviteit van technische en organisatorische maatregelen om de beveiliging van de verwerking te garanderen

In het geval dat sommige werknemers van CCS Sarl hun werktaken via telewerken zullen uitvoeren, heeft ons bedrijf een document opgesteld met de naam Telecommuting Policy, een document dat de uitvoering van het werk van de werknemers op deze manier reguleert.

Telewerken – is “de vorm van werkorganisatie waarbij de werknemer op regelmatige en vrijwillige basis de taken uitvoert die specifiek zijn voor de functie, het beroep of de handel die hij/zij bekleedt, op een andere plaats dan de werkplek die door de werkgever is georganiseerd, ten minste één dag per maand, met behulp van informatie- en communicatietechnologie”. Dit is de definitie die we vinden in Wet nr. 81/2018 betreffende de regulering van de activiteit van telewerken. De overdracht van gegevens van het Bedrijf naar de telewerkers, en van de telewerkers naar het Bedrijf, zal gebeuren via beveiligde kanalen en geverifieerd door de IT-beheerder van CCS Sarl.

Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om alle stappen uit te voeren die zijn genomen om de activiteiten van Corporate Counseling Services Sarl te ondersteunen. We hebben technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd voor de organisatie van het proces en specifieke criteria voor het bewaren van uw persoonsgegevens, via ons eigen beleid voor het bewaren van persoonsgegevens (inclusief volgens onze archiveringsprocedures).

We zullen stoppen met het verwerken van persoonsgegevens wanneer dit niet langer redelijkerwijs noodzakelijk is voor de toegestane doeleinden, of wanneer u uw toestemming intrekt (indien van toepassing) en:

(i) er geen dwingende legitieme gronden meer zijn voor verdere verwerking door Corporate Counselling Services Sarl (inclusief de wettelijke verplichting van Corporate Counselling Services Sarl om de betreffende gegevens te blijven bewaren) die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden; of
(ii) als ze niet langer nodig zijn voor ons om een ​​recht in de rechtbank vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

De duur van de opslag van gegevens die zijn verkregen via het videobewakingssysteem is evenredig aan het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt, zodat de beelden worden opgeslagen voor een periode van maximaal 30 dagen – Wet 190/2018, art. 5.

Volgens de bepalingen van art. 9 cap. II van GD nr. 301/2012 moet de gesloten televisiecircuitapparatuur zorgen voor de verwerving van beelden van het toegangsgebied, zowel van buiten als van binnen, het werkgebied met het publiek, de voertuigroutes en de toegang tot het opslaggebied van gegevens, goederen en waardevolle zaken, waarbij de opslag van beelden gedurende een minimale periode van 20 dagen wordt gewaarborgd.

Gegevens kunnen echter in twee gevallen langer worden bewaard: gedurende één jaar, met het oog op het bewijzen van de levering van diensten, indien het niet mogelijk is om dergelijk bewijs op andere wijze te leveren; in geval van geschil over de uitgevoerde diensten, totdat het geschil is opgelost.

Aan het einde van de opslagperiode worden de gegevens automatisch verwijderd in de volgorde waarin ze zijn opgenomen.

In geval van een beveiligingsincident, evenals in naar behoren gemotiveerde gevallen, kan de bewaartermijn van de relevante beelden de normale limieten overschrijden, afhankelijk van de tijd die nodig is voor verder onderzoek naar het beveiligingsincident.

De retentie wordt nauwkeurig gedocumenteerd en de noodzaak van retentie wordt periodiek (elke twee maanden) geëvalueerd.

Wij kunnen uw persoonsgegevens overdragen aan staten die deel uitmaken van de Europese Economische Ruimte of aan staten die door de Europese Commissie zijn erkend als landen die een adequaat beschermingsniveau voor persoonsgegevens bieden, indien een dergelijke overdracht noodzakelijk is voor verwerking in overeenstemming met de hierboven beschreven toegestane doeleinden.

In uitzonderlijke omstandigheden, indien het noodzakelijk is om Corporate Counselling Services Sarl-diensten te verlenen voor de toegestane doeleinden, kunnen wij uw persoonsgegevens overdragen aan derde landen die door de Europese Commissie niet zijn erkend als landen die een adequaat beschermingsniveau bieden.

Wij zullen ervoor zorgen dat deze internationale overdrachten worden uitgevoerd met inachtneming van passende waarborgen (zoals onder door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen) zoals vereist door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 of andere toepasselijke wettelijke bepalingen. U kunt op elk moment contact met ons opnemen via de onderstaande contactgegevens als u meer informatie wilt over deze waarborgen.

Wanneer de verwerking is gebaseerd op artikel 6(1)(a) “de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden” of op artikel 9(2)(a) “de betrokkene heeft zijn of haar uitdrukkelijke toestemming gegeven voor de verwerking van die persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden, tenzij het Unierecht of het nationale recht bepaalt dat het verbod in lid 1 niet kan worden opgeheven door de toestemming van de betrokkene” van de AVG, hebt u het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die is uitgevoerd op basis van de toestemming vóór de intrekking van de toestemming. U kunt uw toestemming dus op elk moment wijzigen of intrekken, en wij zullen er onmiddellijk naar handelen, tenzij er een wettelijke grond of legitiem belang is om dit niet te doen.

Corporate Counseling Services Sarl verwerkt geen persoonsgegevens van minderjarigen zonder de uitdrukkelijke en ondubbelzinnige schriftelijke toestemming van de houders van ouderlijke rechten.

In overeenstemming met de bepalingen van de AVG hebben betrokkenen van wie wij de persoonsgegevens verwerken de volgende rechten:

a) Recht op informatie en toegang tot persoonsgegevens
b) het recht op rectificatie van onjuiste gegevens die op hem/haar betrekking hebben, aanvulling van onvolledige gegevens, onder meer door een aanvullende verklaring te verstrekken
c) Het recht op verwijdering van gegevens in de situaties die door de wet worden voorzien:

• de gegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt,
• in geval van intrekking van de toestemming,
• wanneer de betrokkene bezwaar maakt tegen de gegevensverwerking,
• in geval van onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens,
• wanneer er een wettelijke bepaling is, enz.

d) Het recht om de verwerking te beperken in de situaties die door de wet worden voorzien
e) Recht op gegevensportabiliteit
f) Recht om bezwaar te maken. De betrokkene heeft het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die op hem/haar betrekking hebben
g) Recht om een ​​klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u rechtstreeks contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van Corporate Counseling Services Sarl op: dpo@ccsint.ro.

Als uw gegevens onjuist zijn, laat het ons dan zo snel mogelijk weten op het volgende adres:

Corporate Counseling Services Sarl, Rue du Kiem 2, Steinfort, Luxemburg, e-mail: office@ccsint.com.

Als u van mening bent dat uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens onder voorwaarden van vertrouwelijkheid zijn geschonden, kunt u schriftelijk een klacht indienen bij de ANSPDCP, Adres. Gheorghe Magheru, Boekarest, Roemenië, telefoon: +40.318.059.211/ +40.318.059.212; fax: +40.318.059.602, of per e-mail naar: anspdcp@dataprotection.ro.